Il contratto di locazione del vostro inquilino commerciale scade a breve, o è già scaduto, e l’immobile è in rovina. Dovete occuparvene prima di riaffittare, ma non siete sicuri delle misure da adottare. Avete sentito parlare di “dilapidations” da avvocati e amministratori immobiliari, ma cosa significa in realtà?

Le dilapidations si riferiscono allo stato di degrado di un immobile a causa del mancato rispetto da parte dell’inquilino degli obblighi e dei patti previsti dal contratto di locazione, in particolare per quanto riguarda le riparazioni, il decoro e il ripristino. Quando l’immobile si trova in uno stato di degrado durante la durata di un contratto di locazione, si parla di “dilapidations provvisorie”. Quando un immobile viene lasciato in stato di degrado al termine di un contratto di locazione si parla di “dilapidations terminali”.

Se l’immobile è in stato di abbandono al termine di un contratto di locazione, cosa e’ possibile fare?

1. Stabilire l’entità del degrado e preparare una schedule of dilapidations

E’ possibile incaricare un perito edile per ispezionare i locali ed elencare le eventuali violazioni e preparare una quantificazione.

Se l’ispezione viene completata prima della scadenza del contratto di locazione, va tenuto presente quanto segue:

• Un contratto di locazione di solito riserva al locatore (o ad altre persone da lui autorizzate, come ad esempio un geometra) un diritto di accesso che può essere invocato per ispezionare i locali. Questo diritto può essere condizionato, ad esempio, dal fatto che il locatore dà al conduttore un ragionevole preavviso prima dell’ingresso, o che entri solo in determinati orari. E’ necessario assicurarsi che le eventuali condizioni di ingresso siano rispettate per non incorrere in una violazione del contratto di locazione.
• Il dilapidation claim si riferisce allo stato dell’immobile alla data di scadenza del contratto di locazione. Pertanto, è consigliabile ispezionare nuovamente l’immobile il prima possibile dopo la scadenza del contratto di locazione per documentare l’eventuale stato di degrado, nel caso in cui siano intervenuti cambiamenti (a meno che la responsabilità dell’inquilino non sia già stata saldata).

2. Notificare all’inquilino il prospetto dei danni da demolizione

La fase successiva consiste nel notificare all’inquilino il piano di riparazione. I punti comuni da considerare sono i seguenti:

1. Quando notificare la schedule of dilapidations?

Il protocollo che deve essere rispettato prima di avviare una richiesta di risarcimento danni in relazione allo stato di una proprietà commerciale al termine di un contratto di locazione si applica alle dilapidations terminali e prescrive un calendario per la gestione delle controversie.

Il protocollo prevede che la schedule e la richiesta quantificata siano notificati entro un termine ragionevole dopo la scadenza del contratto, che di norma non supera i 56 giorni.

Tuttavia, il contratto di locazione e/o eventuali licenze supplementari possono prevedere condizioni specifiche che influiscono sui tempi di notifica della schedule. Ad esempio, il locatore può essere obbligato a notificare il prospetto entro un certo periodo di tempo dalla scadenza del contratto di locazione, altrimenti la sua capacità di recuperare i costi relativi alla preparazione e alla notifica del prospetto è limitata.

1. Come si notifica il prospetto?

Il contratto di locazione può prevedere requisiti specifici sulle modalità di notifica della schedule of dilapidations (o degli avvisi previsti dal contratto di locazione in generale) al conduttore per essere valido.

1. E’ possibile notificare il prospetto prima della scadenza del contratto di locazione?

Sì, molti locatori scelgono di notificare l’elenco prima della scadenza del contratto di locazione. Aspettare fino alla scadenza del contratto di locazione per occuparsi delle dilapidations (e quindi di eventuali controversie o trattative con l’inquilino in merito alle dilapidations) può ritardare la riparazione, la commercializzazione e il riaffitto dell’immobile.

3. Negoziare con l’inquilino

Il Protocollo sulle Dilapidations prevede che all’inquilino venga concesso un tempo ragionevole per rispondere alla schedule of dilapidations. Di solito si tratta di 56 giorni, ma il contratto di locazione può specificare un periodo diverso, che dipenderà da fattori quali la complessità delle violazioni specificate nel programma.

Come già detto, l’inquilino potrebbe voler contestare o negoziare la sua presunta responsabilità per le dilapidations. In questo caso e’ possibile avviare una trattativa con l’inquilino per concordare una somma di denaro per liquidare la sua responsabilità per le dilapidations. Le trattative comportano un mix di considerazioni legali e commerciali e molti locatori incaricano periti specializzati in dilapidations di condurre tali trattative per loro conto. Una volta che le parti hanno raggiunto un accordo, questo dovrà essere documentato in un contratto (dilapidations settlement agreement), che di solito viene gestito da un avvocato.