La nomina degli amministratori costituisce un requisito essenziale per la costituzione di una società a responsabilità limitata secondo il diritto inglese. I primi direttori sono designati al momento della costituzione e i relativi dati vengono inseriti nella domanda presentata a Companies House. Essi assumono la carica dalla data di incorporazione e risultano i primi iscritti nel registro degli amministratori. La selezione dei primi amministratori compete ai soci fondatori, ossia ai sottoscrittori delle azioni iniziali.

Successivamente alla costituzione, la nomina di nuovi amministratori richiede un’attenta osservanza degli aspetti formali e delle regole interne. Generalmente, il consiglio di amministrazione avvia la procedura, sia per sostituire un amministratore dimissionario sia per rafforzare le competenze del board. È fondamentale definire con precisione il profilo del candidato, valutando sia le competenze professionali sia l’idoneità legale al ruolo.

Prima di procedere, è necessario verificare che il candidato non sia soggetto a restrizioni. La normativa prevede che l’amministratore abbia almeno sedici anni, non sia stato interdetto dal ricoprire incarichi direttivi, non si trovi in stato di insolvenza e non ricopra il ruolo di revisore della società. Tali controlli preliminari sono essenziali per prevenire irregolarità che potrebbero emergere in seguito.

Il contratto di servizio dell’amministratore esecutivo costituisce un elemento centrale della nomina. La normativa stabilisce che ogni direttore esecutivo debba disporre di un contratto che disciplini il rapporto con la società e che una copia sia disponibile per ispezione presso la sede legale o altro indirizzo ufficiale. Il contratto deve indicare la data di inizio, le funzioni, la retribuzione, i termini di preavviso e le eventuali indennità in caso di cessazione anticipata. È prassi che il consiglio approvi il contratto contestualmente alla nomina. Qualora il contratto preveda un incarico superiore a due anni, è necessaria l’approvazione degli azionisti mediante risoluzione ordinaria.

Il processo di nomina è disciplinato dagli statuti della società, che devono essere sempre verificati prima di procedere. Numerose società private adottano statuti modello che consentono la nomina di un amministratore sia con decisione del consiglio sia con risoluzione ordinaria degli azionisti, senza necessità di ratifica in assemblea generale. Per le società costituite prima di ottobre 2009 che non hanno aggiornato gli statuti, possono applicarsi le regole della Table A, che talvolta limitano la durata dell’incarico fino alla successiva assemblea generale annuale e richiedono la conferma dei soci.

Non tutte le società adottano modelli standard. Gli statuti personalizzati possono prevedere requisiti più stringenti, quali l’approvazione degli azionisti, le maggioranze qualificate, i limiti al numero di amministratori o i requisiti minimi per la composizione del consiglio. Alcuni statuti prevedono meccanismi di rotazione degli amministratori, con dimissioni periodiche e rinnovo tramite voto assembleare. Lo statuto determina pertanto le modalità di approvazione della nomina.

Se previsto dallo statuto, il consiglio può nominare direttamente un nuovo amministratore con delibera in riunione o mediante risoluzione scritta, spesso con l’accordo unanime degli amministratori. In alternativa, il consiglio può richiedere l’approvazione degli azionisti tramite assemblea generale o mediante risoluzione scritta. Nelle società con un numero limitato di soci, la risoluzione scritta rappresenta spesso la soluzione più semplice ed efficiente, a condizione che la maggioranza richiesta venga raggiunta nei termini previsti.

Dopo l’approvazione, è necessario adempiere a una serie di obblighi formali. La società deve ottenere il consenso scritto del nuovo amministratore alla nomina, come previsto dalla normativa vigente, e raccogliere tutte le informazioni necessarie per la comunicazione a Companies House, tra cui i dati anagrafici, l’indirizzo di residenza, l’indirizzo di servizio ed eventuali nomi utilizzati in passato. La nomina deve essere notificata a Companies House entro quattordici giorni e i registri interni della società devono essere aggiornati di conseguenza.

Una gestione accurata di queste fasi previene potenziali problemi e contestazioni future. La normativa tutela, comunque, la validità degli atti compiuti da chi ha agito in qualità di amministratore, anche qualora successivamente emerga un vizio nella nomina. Tale principio garantisce continuità e certezza nei rapporti giuridici, ma non esonera dall’obbligo di seguire la procedura corretta.

La nomina di un amministratore rappresenta un passaggio che incide sulla governance, sulla compliance e sulla responsabilità societaria. Avvalersi di una consulenza qualificata consente di gestire il processo in modo corretto, efficiente e coerente con la struttura e gli obiettivi aziendali. Il team di Ascheri & Partners offre assistenza alle società in tutte le fasi della governance e della gestione degli amministratori, dalla costituzione alle modifiche successive.

Gli statuti della società determinano le modalità di approvazione della nomina di un nuovo amministratore. Di seguito si analizza nel dettaglio il consueto processo di approvazione.

Dopo aver trovato un candidato adatto e, se lo statuto lo consente, un nuovo amministratore può spesso essere nominato con deliberazione del consiglio. L’approvazione può essere ottenuta nel corso di una riunione ordinaria del consiglio o, in alternativa, mediante una risoluzione scritta firmata da ciascuno degli amministratori in carica. Se l’azienda ha adottato modelli di statuto, l’approvazione della nomina può essere ottenuta a maggioranza semplice in riunione del consiglio. Tuttavia, se si sceglie la via della risoluzione scritta, gli articoli modello richiedono di ricevere e conservare le risoluzioni firmate da tutti i direttori, a conferma dell’unanime accordo sulla nuova nomina. È necessario fare riferimento allo statuto della propria società per verificare il livello di approvazione richiesto.

Contestualmente all’approvazione della nomina, il consiglio approva spesso anche il contratto di servizio del direttore. Se l’approvazione avviene mediante risoluzione scritta, la bozza del contratto deve essere allegata.

In alternativa, una volta individuato un candidato idoneo, il consiglio può proporre agli azionisti la nomina del nuovo amministratore per approvazione. Se l’approvazione avviene in assemblea generale, occorre seguire la seguente procedura: un preavviso di almeno 14 giorni, salvo che i soci che detengono almeno il 90% delle azioni di una società privata abbiano concordato un preavviso più breve.

·    Fornire agli azionisti i dettagli relativi alla risoluzione ordinaria. Oltre al testo della risoluzione, è consigliabile allegare materiali di supporto, come il profilo del candidato e una comunicazione del consiglio che spieghi la raccomandazione.

·    Sottoporre la risoluzione ordinaria a votazione. L’approvazione della nomina può essere data a maggioranza semplice, se gli azionisti presenti o rappresentati con diritto di voto superano il 50%.

Nelle piccole società, può essere più pratico inviare a ciascun azionista una copia della risoluzione scritta. L’approvazione si considera ottenuta se gli azionisti che rappresentano oltre il 50% dei diritti di voto firmano la risoluzione. Se la maggioranza semplice non viene raggiunta entro 28 giorni dall’invio, la risoluzione decade e la nomina non viene approvata.

Verificare sempre lo statuto della società. Alcuni articoli prevedono che la nomina di un nuovo amministratore sia approvata a maggioranza semplice.

Le fasi successive sono normalmente completate dal segretario della società o, in assenza, da un amministratore designato previa approvazione.

La Small Business, Enterprise and Employment Act 2015 richiede che l’azienda ottenga il consenso formale di tutti i nuovi amministratori e segretari di società nominati. La società dovrebbe chiedere al nuovo amministratore nominato di compilare e firmare un modulo di consenso alla legge, che dovrebbe essere presentato alla prossima riunione del consiglio. Il fatto che il modulo sia stato compilato e firmato correttamente deve essere registrato nel verbale della commissione.

È necessario richiedere una conferma scritta dei seguenti dati, da fornire a Companies House al momento della comunicazione della nomina:

·    Data della nomina.

·    Nome e cognome del nuovo direttore.

·    Dettagli sugli eventuali nomi precedenti utilizzati negli ultimi 20 anni.

·    Data di nascita.

·    Occupazione commerciale.

·    Indirizzo abituale di residenza.

·    Indirizzo di servizio.

Oltre a raccogliere le informazioni richieste, la società deve informare il nuovo amministratore sulle qualifiche azionarie da acquisire e sull’obbligo di notificare eventuali interessi nei contratti societari.

La nomina di un nuovo amministratore deve essere comunicata a Companies House entro 14 giorni. È possibile inviare un modulo cartaceo, utilizzare un Webfile o archiviare i dettagli in formato elettronico.

Entrambi i registri devono essere aggiornati con i dettagli del nuovo direttore.

Un’attenta pianificazione e la cura dei dettagli garantiscono un processo di nomina corretto. Tuttavia, se la società rileva un difetto nella nomina, l’articolo 161 del Companies Act 2006 stabilisce che:

Gli atti di una persona che funge da direttore sono validi indipendentemente dal fatto che, in seguito, si scopra che vi fosse un difetto nella sua nomina.