Com’e’ noto, a causa della diffusione del Covid-19 molte aziende hanno iniziato a lavorare da casa. Il lavoro da remoto non rende però sempre facile firmare documenti secondo le modalità tradizionali, così sempre più aziende hanno deciso di ricorrere alle firme elettroniche.
Di seguito analizzeremo la disciplina delle firme elettroniche secondo il diritto di Hong Kong.
Ad Hong Kong le firme elettroniche sono disciplinate dall’Electronic Transactions Ordinance (Cap. 553) (ETO) che fornisce una definizione ampia di firma elettronica, definendola come qualsiasi lettera, carattere, numero o altro simbolo in formato digitale allegato a o associato a un registro elettronico, eseguito o adottato allo scopo di autenticare o validare proprio il registro elettronico.
Per i contratti di cui non è parte la pubblica amministrazione, le firme elettroniche sono valide ed efficaci a condizione che soddisfino i requisiti previsti dall’ETO, tra cui:
- La firma apposta deve essere accompagnata da un verbale elettronico che provi l’autenticità e l’approvazione da parte del firmatario;
- Il processo per la firma elettronica deve essere affidabile, o meglio appropriato allo scopo per cui si richiede la firma;
- Il destinatario deve dare il suo consenso all’utilizzo da parte del firmatario della firma elettronica.
Non sono richiesti requisiti specifici per quanto riguarda la forma o il formato di una firma elettronica. Tradizionalmente, la firma elettronica consiste in una firma fisica con inchiostro su un documento poi scannerizzato in pdf e inviato via e-mail. Negli ultimi anni, alcune piattaforme di firme elettroniche come DocuSign, Adobe Sign e PandaDoc hanno offerto anche soluzioni alternative alle firme con inchiostro. Queste applicazioni consentono di inviare i documenti e firmarli inserendo firme prestampate; in alternativa si può anche scegliere di disegnare la propria firma sul dispositivo stesso. Non sono richieste né stampanti né scanner.
Al contrario, se il contratto vede come parte anche un ente governativo, le firme digitali dovranno essere accompagnare da un certificato digitale rilasciato dall’autorità competente, secondo quanto previsto dall’ETO.
Le firme elettroniche sono efficaci e vincolanti per la maggior parte dei contratti e documenti su cui sono apposte, a condizione che soddisfino i requisiti previsti dall’ETO. Ci sono però dei documenti che devono essere firmati in modo tradizionale affinché siano validi. Si tratta di:
- Documenti testamentari;
- Trust (diversi dai trust risultanti, impliciti o costruttivi);
- Procure;
- Documenti che devono essere timbrativi/approvati ai sensi dell’ordinanza sull’imposta di bollo (ad esempio, locazione, vendita di proprietà, vendita di azioni);
- Documenti concernenti le concessioni governative di terreni o locazioni;
- Documenti riguardanti operazioni fondiarie e immobiliari;
- Strumenti negoziabili;
- Ordinanze e sentenze del tribunale;
- Ingiunzioni emesse dalla corte o dal magistrato;
- Giuramenti e deposizioni scritte giurate;
- Dichiarazioni legali.
È consigliabile che le parti che intendano porre in essere dei contratti apponendo sugli stessi una firma elettronica verifichino che ciò sia possibile, ai sensi di quanto disposto dall’ETO (in particolare bisogna accertarsi che non vi siano obblighi di registrazione o deposito). In ogni caso, le parti devono assicurare che l’impiego di una firma elettronica sia sufficientemente sicuro, nel senso che la firma indentifichi il firmatario e che la stessa sia associata a un messaggio elettronico indicante la sua approvazione al contenuto del contratto.