Quali sono i rischi nascosti degli amministratori ombra?

Molti credono che le responsabilità degli amministratori riguardino solo coloro che sono formalmente registrati presso la Companies House. In realtà, secondo il diritto societario del Regno Unito, una persona può essere considerata un “amministratore ombra” anche senza ricoprire alcun incarico ufficiale. Per investitori, consulenti o professionisti che offrono consulenza alla società, questo comporta rischi e responsabilità personale.

Un amministratore ombra è una persona le cui indicazioni o consigli vengono abitualmente seguiti dagli amministratori ufficialmente nominati da un’azienda. Non è rilevante che questa influenza sia formale e contrattuale. La legge considera la realtà dei fatti: se la tua opinione incide regolarmente sulle decisioni societarie, puoi essere considerato come un membro effettivo del consiglio di amministrazione

Questo implica che il ruolo di semplice consulente o investitore di fiducia possa, con il tempo, sovrapporsi a quello di dirigente aziendale. È fondamentale sottolineare che tale definizione non dipende da come ci si descrive, bensì dall’impatto effettivo del proprio operato.

Il ruolo dell’amministratore ombra emerge frequentemente quando soggetti esterni alla società risultano strettamente coinvolti nella gestione societaria. Investitori che partecipano informalmente alle riunioni del consiglio di amministrazione, consulenti che forniscono con continuità indicazioni strategiche o professionisti senior che incidono sulle decisioni operative di rilievo possono essere qualificati come amministratori ombra.

Il rischio non si limita ai contesti istituzionali. Anche messaggi trasmessi tramite gruppi WhatsApp, email dettagliate o telefonate di routine possono incidere significativamente sulle decisioni aziendali se gli amministratori vi fanno affidamento. Ciò che può apparire come semplice supporto, agli occhi della normativa, può costituire un esercizio di controllo.

La qualifica di amministratore ombra comporta l’assunzione degli stessi doveri e obblighi previsti per un amministratore formalmente nominato. Ciò include le responsabilità sancite dal Companies Act del 2006, quali l’agire in buona fede nell’interesse della società con ragionevole cura, competenza e diligenza.
Le conseguenze di eventuali inadempienze possono risultare rilevanti. Gli amministratori ombra possono essere ritenuti personalmente responsabili per attività illecite, ad esempio qualora la società prosegua l’attività nonostante l’insolvenza, o per violazione dei doveri fiduciari. Possono incorrere in sanzioni pecuniarie, danni reputazionali o interdizione dalla carica di amministratore in futuro. In circostanze particolari, la responsabilità può estendersi anche ai beni personali.

Alcuni esperti ritengono che il concetto di amministrazione ombra venga talvolta applicato in modo eccessivamente rigoroso, scoraggiando la consulenza informale che rappresenta un contributo significativo allo sviluppo aziendale. Gli investitori forniscono spesso indicazioni su cui i fondatori si basano, e i professionisti possono identificare potenziali rischi prima che si aggravino. Un controllo troppo restrittivo di tali contributi rischia di inibire il sostegno essenziale alla crescita delle società’.
Tuttavia, i tribunali hanno dimostrato una chiara intenzione di accertare la responsabilità in caso di influenza prolungata. Sebbene la qualifica di amministratore ombra non si applichi automaticamente, il rischio non può essere trascurato. È quindi cruciale adottare un approccio equilibrato: conoscere i limiti dell’influenza esercitata, senza presumere che fornire supporto sia intrinsecamente rischioso.

Fortunatamente, esistono misure pratiche per mitigare il rischio di essere qualificati come amministratore ombra:

1. Valutare il proprio livello di coinvolgimento – analizzare se i consigli forniti sono occasionali o se incidono effettivamente sulle decisioni aziendali.
2. Documentare i ruoli in modo chiaro – formalizzare tramite accordi scritti il proprio ruolo di consulente, investitore, specificando che non si ricopre una funzione decisionale.
3. Definire limiti precisi – evitare di diventare il punto di riferimento per ogni decisione rilevante. Distribuire le responsabilità e assicurarsi che le decisioni finali restino di competenza del consiglio di amministrazione.
4. Curare la comunicazione – limitare comportamenti che possano essere interpretati come istruzioni vincolanti; fornire suggerimenti anziché ordini.
5. Richiedere consulenza legale periodica – Verificare regolarmente, con il supporto di un legale, che il proprio coinvolgimento rimanga nei limiti di sicurezza previsti dalla normativa

Tali misure consentono ad investitori e consulenti di apportare valore alle aziende senza assumere responsabilità indesiderate.
Gli avvocati rivestono un ruolo cruciale nell’assistere i clienti a navigare in questa “zona grigia”.

Essi forniscono consulenza sulla strutturazione dei rapporti di consulenza, sulla predisposizione di accordi che definiscano in modo chiaro le responsabilità e sulla revisione delle modalità di comunicazione. Contribuiscono inoltre a bilanciare i benefici derivanti dal contributo esterno con le tutele necessarie per evitare rischi di responsabilità. Collaborando con consulenti legali fin dalle fasi iniziali, le persone possono mantenere relazioni costruttive con le aziende, assicurandosi contemporaneamente di non assumere involontariamente la posizione di amministratore.

Gli incarichi di amministratore ombra non sempre risultano immediatamente evidenti, ma i rischi connessi sono reali e significativi. Chiunque fornisca consulenza in modo regolare o eserciti influenza sugli amministratori dovrebbe valutare attentamente la natura del proprio coinvolgimento. Rivedere il ruolo ricoperto, documentare con precisione le responsabilità e avvalersi di consulenza professionale rappresentano misure semplici ma efficaci per ridurre l’esposizione a potenziali responsabilità legali.

Con consapevolezza e le tutele adeguate, consulenti e investitori possono continuare a offrire una guida preziosa senza doversi assumere il peso nascosto di un ruolo di amministratore ombra.