Negli studi legali, le riunioni con i clienti avvengono sempre più spesso per telefono o videochiamata e talvolta vengono registrate. La registrazione aiuta a garantire l’accuratezza delle informazioni, ridurre le controversie e semplificare la gestione dei documenti.

Nei nuovi contratti di consulenza, la registrazione delle conversazioni è già prevista. Per i clienti con contratti precedenti, è necessario valutare se occorra richiedere un nuovo consenso.

Dal punto di vista legale, le registrazioni sono consentite purché siano rispettate le normative sulla protezione dei dati e gli obblighi professionali. Trattandosi quasi sempre di dati personali e, in molti casi, di dati sensibili, si applica pienamente la normativa nazionale che disciplina la protezione dei dati personali nel Regno Unito (GDPR).

È necessario disporre di una base giuridica valida per il trattamento, come il consenso del cliente, l’esecuzione del contratto o gli interessi legittimi, ad esempio per garantire l’accuratezza della consulenza, ridurre i rischi o documentare le prove. Il consenso deve essere documentato e revocabile. L’esecuzione del contratto o gli interessi legittimi richiedono trasparenza e proporzionalità nell’uso dei dati.

L’informativa sulla privacy deve indicare chiaramente lo scopo della registrazione, i soggetti autorizzati all’accesso, la durata di conservazione e i diritti dei clienti. Un riferimento marginale o poco visibile non è sufficiente.

Per i clienti senza contratto aggiornato, è consigliabile ottenere un nuovo consenso o fornire una comunicazione chiara sul trattamento dei dati prima di registrare.

Gli studi legali devono prestare particolare attenzione alla protezione dei dati quando registrano riunioni o telefonate, poiché queste attività comportano un volume e una sensibilità maggiori dei dati trattati. È fondamentale adottare misure tecniche e organizzative adeguate, come la conservazione sicura dei file, l’accesso limitato al personale autorizzato, la definizione di periodi di conservazione chiari e il controllo sulla condivisione o sul download delle registrazioni.

Dal punto di vista etico e professionale, registrare le conversazioni con i clienti non presenta criticità. Può anzi essere uno strumento utile per garantire chiarezza e accuratezza.

Le criticità emergono solo se la registrazione avviene senza trasparenza, compromette la fiducia del cliente o limita la sua autonomia decisionale.

È buona pratica informare i clienti, all’inizio di ogni riunione o telefonata, che la conversazione sarà registrata, spiegandone le finalità e chiarendo che eventuali obiezioni non influiranno sul servizio. Anche con il consenso scritto, ricordare la registrazione all’avvio della sessione favorisce la trasparenza e previene fraintendimenti.

Per i clienti di lunga data, di norma non è necessario richiedere una nuova firma per iniziare a registrare.

Una soluzione proporzionata consiste nell’aggiornare l’informativa sulla privacy, comunicare le modifiche ai clienti e ottenere conferma o consenso al momento della registrazione.

Infine, le registrazioni diventano parte integrante del fascicolo del cliente e possono essere consultate o messe a disposizione in caso di reclami, richieste di accesso ai dati, denunce per negligenza o verifiche da parte delle autorità competenti.