La disciplina inglese delle assemblee e delle delibere dei soci diverge in più punti dal modello italiano, in modo che sorprende chi vi si avvicina per la prima volta: nelle società private la maggior parte delle decisioni può essere presa per iscritto, senza convocare alcuna assemblea. Attorno a questa possibilità e alle regole minute che regolano avvisi, quorum, voto e deleghe ruota l’intera materia.

Il diritto societario inglese mette a disposizione dei soci due strumenti per esprimere la volontà collettiva: la delibera in forma scritta (written resolution) e quella adottata in assemblea generale. Non sono equivalenti né sempre intercambiabili, e conviene tenerne distinti i confini prima di scendere nel dettaglio delle procedure, delle maggioranze, degli avvisi, del voto, delle deleghe e degli adempimenti successivi che spettano al company secretary.

La delibera in forma scritta

La written resolution è riservata alle sole società private e consente di approvare una delibera senza convocare l’assemblea, con un evidente risparmio di tempo e costi: è lo strumento prevalente nelle società chiuse con pochi soci. Restano però due materie che, per iscritto, non si possono mai deliberare e che impongono la convocazione di un’assemblea: la revoca di un amministratore prima della scadenza del mandato e quella di un revisore prima della fine dell’incarico.

La proposta può venire dagli amministratori o dai soci. Nel primo caso la società invia copia della delibera a tutti i soci con diritto di voto nello stesso momento, in forma cartacea, elettronica o tramite il proprio sito. Nel secondo caso, i soci che insieme detengono almeno il cinque per cento dei diritti di voto possono chiederne la circolazione, allegando, se vogliono, una dichiarazione entro le mille parole; la società deve allora inviare la delibera entro ventuno giorni, a spese dei richiedenti, salvo che abbiano anticipato i fondi. Lo statuto può abbassare quella soglia del cinque per cento, ma non può cancellare del tutto il diritto dei soci di proporre.

La copia della delibera va inviata contemporaneamente a tutti gli aventi diritto di voto e, se nominato, anche al revisore, accompagnata da istruzioni chiare su come accettarla. Il socio accetta firmando e restituendo il documento; una volta espressa l’accettazione, non è più revocabile; i voti si contano in proporzione alle azioni di ciascuno. La soglia di approvazione dipende dal tipo di delibera: per l’ordinaria serve più della metà dei voti totali, per la speciale almeno il settantacinque per cento. Ed è qui un punto che spesso sfugge: la maggioranza si calcola sul totale delle azioni con diritto di voto, non solo sui soci che hanno firmato. Sul tempo, la regola è netta: una delibera scritta che non raccoglie le adesioni necessarie entro ventotto giorni dall’invio perde efficacia, e il termine decorre dalla data di invio, non dalla prima firma; nelle strutture con più soci, il monitoraggio delle firme diventa essenziale.

Le assemblee generali

L’assemblea generale è invece lo strumento universale, valido tanto per le società private quanto per quelle quotate. Per le private è caduto l’obbligo di tenere l’assemblea annuale, salvo che lo statuto lo preveda; le società pubbliche restano tenute a convocarla entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, e entro nove mesi per le quotate. Accanto all’assemblea annuale ci sono le assemblee generali convocabili in qualunque momento per ciò che non può attendere, e le assemblee di classe, che riuniscono i soli titolari di una determinata categoria di azioni ogni volta che se ne vogliano modificare i diritti. A convocare sono di norma gli amministratori, che possono farlo quando vogliono e devono farlo su richiesta dei soci con almeno il cinque per cento dei voti: ricevuta la richiesta, hanno ventuno giorni per emettere l’avviso; scaduti i quali, i richiedenti possono procedere da sé. Nei casi estremi, anche il tribunale può ordinare la convocazione.

I termini di preavviso

Il preavviso è uno degli aspetti più tecnici della materia. I termini minimi sono fissati dalla legge e lo statuto può allungarli ma non ridurli. Si contano in giorni effettivi: si escludono, cioè, sia il giorno in cui l’avviso viene inviato sia quello dell’assemblea. Un esempio rende l’idea: una società privata che voglia riunirsi il diciassette maggio deve spedire l’avviso entro il primo maggio; se l’avviso si considera spedito il tre maggio, i quattordici giorni decorrono dal quattro maggio. È possibile riunirsi con un preavviso più breve del minimo, ma solo con il consenso scritto di una maggioranza qualificata: nelle private serve la maggioranza dei soci aventi diritto che rappresenti almeno il novanta per cento delle azioni, soglia che lo statuto può elevare fino al novantacinque per cento; nelle pubbliche occorre il novantacinque per cento; e per l’assemblea annuale, in qualunque tipo di società, il consenso di tutti.

I tipi di delibera

Le delibere ordinarie si adottano a maggioranza semplice dei votanti, pari a più della metà dei voti espressi, e le astensioni non pesano come voti contrari, perché la maggioranza si calcola solo sui voti effettivamente espressi. Con delibera ordinaria si decidono, tra l’altro, la modifica del capitale autorizzato, la capitalizzazione degli utili, l’autorizzazione degli amministratori a emettere titoli, il pagamento di dividendi in azioni e l’elezione o rielezione degli amministratori.

La delibera speciale richiede invece almeno il settantacinque per cento dei votanti e impone una cautela formale: l’avviso di convocazione deve riportare il testo integrale della delibera e dichiarare espressamente che si tratta di una special resolution e, in assemblea, non se ne può modificare il contenuto, salvo la correzione di meri errori materiali. Sono riservate alla delibera speciale le materie più incisive: la modifica dello statuto, il cambio di denominazione, la disapplicazione del diritto di prelazione, la riduzione del capitale e lo scioglimento volontario.

Esiste poi il preavviso speciale, che non è una delibera a sé stante ma un requisito procedurale aggiuntivo per alcune delibere ordinarie: chi intende proporle deve avvisare la società almeno ventotto giorni prima. Vi rientrano la revoca di un amministratore e la nomina del suo sostituto, nonché la revoca di un revisore prima della scadenza dell’incarico. La società deve poi trasmettere l’avviso ai soci con la convocazione o, se non è possibile, darne notizia con altri mezzi non meno di quattordici giorni prima.

L’avviso di convocazione

L’avviso va inviato a tutti i soci e agli amministratori, e la legge lo estende a soggetti che di norma non partecipano: gli esecutori testamentari di un socio defunto e i trustee di un socio fallito lo ricevono anche senza diritto di voto, e i revisori hanno diritto di riceverlo e di intervenire, pur senza votare. Il company secretary, invece, non ha per legge diritto all’avviso, e i titolari di azioni privilegiate o senza voto non lo ricevono, salvo diversa previsione statutaria o che, per quella specifica assemblea, abbiano acquisito il diritto di voto. Quanto al contenuto, l’avviso deve indicare data, ora e luogo, la natura degli affari all’ordine del giorno, il testo completo di ogni delibera speciale con la relativa qualificazione, e ricordare il diritto di ciascun socio di nominare un delegato, che può non essere socio; per l’assemblea annuale di una società pubblica va precisato espressamente che di assemblea annuale si tratta.

Quorum, voto e presidente

Il quorum è minimo: nelle società unipersonali basta il socio unico, presente di persona o per delega; in tutte le altre ne servono due, salvo diversa previsione statutaria. Se entro mezz’ora dall’orario fissato il quorum non è raggiunto, molti statuti rinviano automaticamente l’assemblea alla stessa ora e al medesimo luogo della settimana successiva, senza abbassare il quorum richiesto.

Il voto si esprime dapprima per alzata di mano e, in questa fase, ogni socio o delegato presente vale un solo voto, quale che sia il numero di azioni possedute; la proclamazione del risultato da parte del presidente è definitiva. Su richiesta si passa però allo scrutinio, il poll, che possono domandare almeno cinque soci, oppure soci che rappresentino almeno il dieci per cento dei voti o una quota corrispondente di capitale versato: nello scrutinio ogni azione vale un voto. Anche qui le astensioni non contano come voti contrari; nelle quotate, però, vengono registrate a parte e pubblicate.

A presiedere è di regola il presidente del consiglio di amministrazione, sostituito in sua assenza da un vice o da un altro amministratore e, in mancanza di amministratori, dall’assemblea stessa, che elegge un presidente al proprio interno. Il presidente può aggiornare la riunione, allontanare i soci che la disturbano e decidere le modalità di voto; va ricordato che, in caso di parità, il voto decisivo del presidente non spetta alle società costituite dopo il primo ottobre 2007.

Le deleghe

Ogni socio può nominare uno o più delegati affinché partecipino, prendano la parola e votino in suo nome; i delegati possono essere non soci. La nomina vale per la singola assemblea e non attribuisce altri diritti. Le regole sono puntuali e in buona parte inderogabili: il modulo di delega va inviato a tutti i soci e non solo a chi asseconda il consiglio; il termine massimo per depositarlo è di quarantotto ore prima dell’assemblea, escludendo sabati, domeniche e festivi, e ogni previsione statutaria che imponga un termine più lungo è invalida; le deleghe elettroniche sono valide se inviate all’indirizzo indicato dalla società, e le quotate devono obbligatoriamente fornirne uno. Il socio che si presenta di persona revoca automaticamente la delega, e la delega decade se la società apprende del decesso del delegante entro 48 ore. Le società quotate devono infine emettere moduli a tre vie che consentano di indicare, per ogni delibera, se votare a favore, contro o astenersi, coprano tutte le delibere in avviso e lascino al delegato un margine di discrezionalità per le questioni che dovessero sorgere in assemblea.

L’assemblea annuale

L’ordine del giorno tipico di un’assemblea annuale prevede la ricezione, non l’approvazione, della relazione e del bilancio predisposti prima della riunione, la delibera sul dividendo, se raccomandato dagli amministratori, l’elezione o la rielezione degli amministratori e il rinnovo del mandato e del compenso dei revisori; oltre a ciò, l’assemblea annuale può ospitare delibere speciali, come la modifica dello statuto, o autorizzazioni all’emissione di titoli e alla disapplicazione della prelazione.

Su un punto conviene insistere, perché è fonte di un errore ricorrente nei verbali: i soci non approvano i conti. I conti sono quelli degli amministratori e i soci si limitano a riceverli, senza poterli rifiutare né farne chiedere la modifica. La formula corretta del verbale non è dunque «il bilancio è stato approvato», bensì il riferimento alla relazione e ai conti certificati depositati prima della riunione e ricevuti dall’assemblea. Le società quotate hanno inoltre l’obbligo di approvare in assemblea la relazione sui compensi degli amministratori e di comunicare al mercato, tramite il servizio informativo regolamentato, tutte le delibere diverse da quelle ordinarie.

Dopo l’assemblea

Chiusa l’assemblea, il segretario societario ha una serie di adempimenti. Alcune delibere vanno depositate presso il registro delle imprese entro quindici giorni dall’adozione: tutte le delibere speciali, le ordinarie che autorizzano l’emissione di titoli e quelle che autorizzano l’acquisto sul mercato di azioni proprie. Le società quotate non negoziate devono pubblicare sul sito i risultati degli scrutini, con la data, il testo della delibera e i voti a favore e contro, appena possibile, e conservarli per almeno due anni; quelle negoziate devono fornire entro sedici giorni un quadro più dettagliato, con il numero dei voti espressi, la percentuale di capitale rappresentata, i voti a favore e contro e le astensioni. Il verbale, infine, va redatto entro un termine ragionevole e conservato nell’apposito libro; non serve sottoporne una bozza agli amministratori se l’assemblea ha trattato solo affari di ordinaria amministrazione.

Quattro punti da tenere fermi

Quattro cose meritano di restare impresse. La revoca di un amministratore e quella di un revisore passano sempre per l’assemblea, mai per delibera scritta. Nelle delibere scritte la maggioranza si calcola sul totale delle azioni con diritto di voto, non sui soli firmatari. I soci ricevono il bilancio, non lo approvano e il verbale deve usare il termine esatto. Le deleghe, da ultimo, vanno depositate al massimo quarantotto ore prima dell’assemblea, e ogni termine statutario più lungo è privo di effetto. Sono regole minute, spesso sottovalutate da chi guarda al sistema inglese attraverso le categorie italiane, e proprio per questo capaci di rendere invalida un’operazione altrimenti impeccabile.