L’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA 2023) introduce un ampio pacchetto di riforme, accompagnato da modifiche sostanziali al Companies Act 2006 e alla normativa correlata. Nel loro insieme, questi interventi rappresentano il cambiamento più significativo al registro delle imprese e al sistema di governance societaria degli ultimi decenni, con impatti diretti su amministratori, azionisti, fornitori di servizi e consulenti nel Regno Unito.

 Dal 4 marzo 2024 la Companies House dispone di nuovi poteri che le consentono di contestare qualsiasi informazione fornita dalle società. Questi strumenti vengono già utilizzati per verificare l’accuratezza dei dati registrati e contrastare le frodi.

In particolare, la Companies House può ora:

• esaminare, annotare o rimuovere dati presenti nei registri;
• richiedere prove documentali a supporto delle informazioni fornite;
• correggere informazioni inesatte;
• condividere dati con altri enti governativi e con le forze dell’ordine.

Queste riforme mirano a rafforzare l’integrità del registro e a contrastare la criminalità economica.

Tra le modifiche più significative introdotte dalla riforma vi è l’obbligo, per determinati soggetti, di completare una procedura formale di verifica dell’identità. Tale obbligo riguarda gli amministratori, le persone con controllo significativo (PSC) o chiunque presenti documenti o informazioni alla Companies House.

L’introduzione dei controlli è prevista in modo graduale, con un sistema che verrà implementato progressivamente, così da consentire alle imprese e ai professionisti di adeguarsi ai nuovi requisiti. A partire da aprile 2025 è stata resa disponibile la procedura di verifica volontaria dell’identità, mentre dal 18 novembre 2025 tale verifica è diventata obbligatoria. Per le società britanniche già esistenti, la prima scadenza per completare la verifica dell’identità coinciderà con quella annuale della dichiarazione di conferma. Per le nuove società del Regno Unito, invece, la verifica dell’identità dovrà essere completata prima della costituzione.

I fornitori terzi che effettuano verifiche dell’identità per conto dei propri clienti dovranno essere registrati presso la Companies House come Authorised Corporate Service Providers (ACSP). Solo gli ACSP saranno autorizzati a eseguire verifiche per conto di terzi. CSC Fiduciary Services (UK) è registrata come ACSP.

Le riforme future imporranno inoltre alle società di mantenere un indirizzo e-mail registrato presso la Companies House, mentre la presentazione elettronica dei bilanci diventerà obbligatoria. A partire dalla primavera del 2026, chiunque presenti documenti alla Companies House dovrà verificare la propria identità, solitamente tramite un ACSP.

Non è più obbligatorio mantenere registri interni relativi agli indirizzi e alle attività professionali degli amministratori.

Queste informazioni vengono ora conservate centralmente presso la Companies House. Di conseguenza, le società possono adottare registri interni più semplici, purché le informazioni richieste siano comunque depositate presso la Companies House. In alternativa, è sempre possibile continuare a mantenere registri interni più dettagliati.

Le tariffe della Companies House sono aumentate, incluse quelle relative alla costituzione della società e alla dichiarazione di conferma.

Questi molteplici cambiamenti riguardano tutte le società del Regno Unito, dalle PMI alle grandi imprese. È obbligatorio verificare l’identità di amministratori, PSC e soggetti che presentano documenti ed è fondamentale pianificare per tempo e avvalersi di un ACSP. In caso contrario, la richiesta potrebbe essere respinta e potrebbero essere applicate sanzioni. Inoltre, è essenziale che i dati siano accurati. Con i nuovi controlli della Companies House, è necessario garantire che tutte le informazioni siano corrette e aggiornate; eventuali discrepanze potrebbero comportare sanzioni.

D’ora in avanti sarà necessario fornire ulteriori dettagli alla Companies House: i registri interni stanno cambiando e molte informazioni dovranno essere presentate alla Companies House, anziché essere semplicemente conservate internamente. I fornitori di servizi devono essere registrati come ASCP: tra questi rientrano contabili, segretari aziendali e consulenti che archiviano documenti o costituiscono società. Alcuni obblighi, come la registrazione delle attività professionali e degli indirizzi di residenza, saranno eliminati. Inoltre, chiunque presenti documenti dovrà verificare la propria identità, assicurandosi che le informazioni fornite siano accurate e conformi alle nuove regole.

Gli amministratori e società di capitali saranno ora più visibili negli archivi pubblici. Questo incremento di trasparenza può comportare un aumento dei rischi di conformità e reputazione, soprattutto per amministratori esteri, strutture offshore o catene proprietarie complesse. È quindi fondamentale iniziare per tempo: mantenere una documentazione accurata e aggiornata aiuterà a prevenire stress, interruzioni operative e sanzioni, dimostrando al contempo una governance solida e affidabile.

È importante stabilire chi necessita della verifica dell’identità e definire le tempistiche. Tutti gli amministratori e i PSC devono essere inclusi. È fondamentale anche verificare che l’intermediario incaricato della verifica sia registrato come ACSP, ad esempio CSC Fiduciary Services (UK).

Gli amministratori e i PSC devono essere informati sulla procedura, comprese le relative scadenze, e ricevere istruzioni su come utilizzare le app GOV.UK One Login e ID Check, in modo che comprendano le conseguenze del mancato rispetto delle nuove regole. Allo stesso tempo, è necessario assicurarsi che i documenti e i registri interni siano accurati, includendo le dichiarazioni di conferma, le nomine e le dimissioni dei Directors e dei PSC.

Infine, le procedure di governance interna devono essere aggiornate per integrare i nuovi requisiti, definendo un calendario di verifica, monitorando la conformità dei directors e PSC e verificando le nuove nomine. Questo approccio aiuta a garantire una gestione ordinata e conforme alle normative.

Si prevedono ulteriori cambiamenti nelle modalità di rendicontazione e nella gestione dei registri aziendali. La Companies House sta inoltre rafforzando i controlli, inclusi quelli relativi alle sanzioni per dichiarazioni inesatte. Intervenire tempestivamente riduce il rischio di problemi.

Queste modifiche avranno anche ripercussioni su altre normative, come i regimi antiriciclaggio, il diritto della concorrenza, la regolamentazione dell’economia digitale e altri ambiti: è importante tener conto sia degli obblighi legali sia della gestione del rischio aziendale.

Saranno introdotti controlli più severi su directors internazionali e su entità di proprietà straniera, che richiederanno una pianificazione accurata per gli amministratori esteri, le società estere con attività nel Regno Unito e le strutture transfrontaliere. Infine, è previsto un passaggio alla presentazione digitale, con flussi di lavoro elettronici per la verifica e la presentazione delle dichiarazioni di conferma.

Sia che tu sia un amministratore, un responsabile della compliance, un’azienda o un fornitore di servizi, è essenziale iniziare subito. Prepararsi per tempo e mantenere una documentazione accurata aiutano a ridurre problemi e complicazioni future. Il panorama della compliance sta cambiando rapidamente: assicurati di essere pronto.