Il procedimento di adozione delle delibere è una parte importante della governance aziendale. Quando si parla di delibere societarie si fa riferimento a decisioni vincolanti prese dagli amministratori della società, o dagli shareholder o dai garanti di una società a responsabilità limitata.

Ci sono differenti tipologie di delibere che si possono adottare in relazione alle diverse questioni societarie sottoposte a votazione; alcune richiedono il soddisfacimento di specifici requisiti affinché siano considerate valide, e quindi legalmente vincolanti.

Prendendo in considerazione le delibere degli amministratori, va detto che le board resolutions sono decisioni formali adottate dal Consiglio di Amministrazione di una società.

È importante che di tutte le delibere adottate vi sia prova documentale all’interno del verbale con la comunicazione ai presenti con il giorno, l’ora, il luogo e qualsiasi eventuale conflitto di interessi tra gli amministratori.

Le delibere del Consiglio di Amministrazione sono solitamente adottate per decisioni concernenti:

• Cambio della sede legale della società;
• Cambio del luogo in cui si trovano gli statutory registers;
• Nomina di un contabile;
• Stipula di contratti importanti con i clienti; o
• Stipula di contratti di cui è parte la società ma che non rientrano nei suoi abituali contratti di affari. Per esempio, quando la società entra in un leasing o prende parte a servizi con una banca.

Di regola, questo tipo di delibera è approvata dalla maggioranza semplice durante una riunione del Consiglio di Amministrazione, a meno che non sia richiesto, secondo le previsioni dello statuto o degli accordi tra gli shareholder, una maggioranza qualificata o l’unanimità.

Gli amministratori, che dispongono di un voto a testa, votano per alzata di mano o per delega.