Orario di lavoro

Esistono restrizioni o limitazioni all’orario di lavoro e un dipendente può rinunciare a tali restrizioni o limitazioni?

In generale, il Fair Labor Standards Act (FLSA) non limita né restringe il numero di ore che i dipendenti adulti possono lavorare in una singola giornata lavorativa o settimana lavorativa se i dipendenti accettano di lavorare per quel numero di ore. Tuttavia, a seconda della classificazione professionale del dipendente, se il dipendente lavora oltre un certo numero di ore per giornata lavorativa o per settimana lavorativa, il datore di lavoro può essere tenuto a pagare al dipendente una retribuzione maggiorata per le ore in eccesso ai sensi del FLSA o delle leggi statali applicabili. Inoltre, alcune leggi statali vietano ai datori di lavoro di richiedere ai dipendenti di lavorare più di un determinato numero di ore per giornata lavorativa o per settimana lavorativa e proteggono i dipendenti da ritorsioni da parte dei datori di lavoro se i dipendenti si rifiutano di lavorare oltre tale orario. Inoltre, alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di fornire ai propri dipendenti pause pranzo e pause di riposo dopo aver lavorato un determinato numero di ore in un giorno o durante determinati periodi della giornata. Potrebbero esserci altre limitazioni normative sull’orario di lavoro per i minori o gli adulti in determinati settori o posizioni specifici (ad esempio, autisti di camion commerciali e piloti di linea).

Le leggi locali hanno iniziato a richiedere ai datori di lavoro di offrire orari di lavoro prevedibili o flessibili ai dipendenti con sempre maggiore frequenza. Molte di queste leggi richiedono ai datori di lavoro di fornire ai dipendenti un preavviso sugli orari di lavoro e limitano la possibilità del datore di lavoro di richiedere ai dipendenti di lavorare in determinati turni.

Retribuzione degli straordinari: diritto e calcolo

Quali categorie di lavoratori hanno diritto alla retribuzione degli straordinari e come viene calcolata?

Si presume che tutte le posizioni lavorative siano soggette ai requisiti minimi e agli straordinari previsti dalle leggi federali e statali in materia di salari e orari di lavoro, a meno che il datore di lavoro non possa dimostrare che la retribuzione, le mansioni e le responsabilità del dipendente lo rendono idoneo a una delle esenzioni previste dal FLSA o dalle leggi statali applicabili in materia di salari e orari di lavoro. Se il dipendente non è esente, ha diritto a una retribuzione maggiorata per gli straordinari effettuati.

Ai sensi del FLSA, i dipendenti non esenti hanno diritto a una retribuzione pari a una volta e mezzo la loro retribuzione normale per tutte le ore lavorate in eccesso rispetto alle 40 ore settimanali (definite come un periodo ricorrente di sette periodi di 24 ore). La retribuzione normale è calcolata tenendo conto della retribuzione oraria del dipendente e di eventuali compensi aggiuntivi in denaro, quali commissioni di vendita, bonus di rendimento e alcune altre forme di compenso, compresi i pasti e l’alloggio, forniti dal datore di lavoro.

In base alle leggi sui salari e sull’orario di lavoro di alcuni Stati, come in California, il diritto di un dipendente non esente alla retribuzione degli straordinari è superiore a quello previsto dal FLSA. Ad esempio, mentre il FLSA richiede che la retribuzione degli straordinari sia pari a una volta e mezzo la retribuzione normale del dipendente per tutte le ore lavorate oltre le 40 ore in una settimana lavorativa, la legge californiana richiede che la retribuzione per gli straordinari sia pari a una volta e mezzo la retribuzione normale del dipendente per tutte le ore lavorate in eccesso rispetto alle otto ore, fino a un massimo di 12 ore, in un giorno lavorativo (definito come un periodo ricorrente di 24 ore) o per tutte le ore lavorate in eccesso rispetto alle 40 ore in una settimana lavorativa, e per le prime otto ore lavorate il settimo giorno in cui il dipendente lavora in una settimana lavorativa. La legge californiana prevede, inoltre, una retribuzione per gli straordinari pari al doppio della retribuzione normale del dipendente per le ore lavorate oltre le 12 in un giorno lavorativo e per le ore lavorate oltre le otto nel settimo giorno lavorativo della settimana lavorativa.

Retribuzione degli straordinari – rinuncia contrattuale

I dipendenti possono rinunciare contrattualmente al diritto alla retribuzione degli straordinari?

I dipendenti non possono rinunciare al loro diritto di ricevere la retribuzione degli straordinari e, in generale, non possono accettare di transigere le richieste di risarcimento derivanti dal mancato pagamento di tali retribuzioni da parte del datore di lavoro, salvo approvazione da parte di un tribunale o del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (cfr. Boaz v FedEx Customer Information Servs, Inc, 725 F3d 603, 606 (Sesta Circoscrizione 2013), che riconosce che “i dipendenti non possono rinunciare ai loro diritti FLSA al salario minimo, agli straordinari o al risarcimento danni”, e Lynn’s Food Stores, Inc v United States, 679 F2d 1350, 1352-53 (Undicesima Circoscrizione 1982), che stabilisce l’eccezione da tempo riconosciuta per gli accordi transattivi approvati da un tribunale o dal Dipartimento del Lavoro). Tuttavia, una corte d’appello federale ha stabilito che un accordo transattivo negoziato dal sindacato può essere applicabile senza l’approvazione del tribunale o del Dipartimento del Lavoro qualora l’accordo risolva “rivendicazioni basate su una controversia in buona fede relativa all’orario di lavoro e non come compromesso dei diritti sostanziali garantiti dal FLSA” (Martin v Spring Break ’83 Prods, LLC, 688 F3d 247, 255 (Quinta Circoscrizione 2012)).

Vacanze e festività

Esiste una legislazione che stabilisce il diritto alle ferie annuali e alle festività?

Alcuni Stati e giurisdizioni locali, come l’Illinois, il Maine, il Nevada e West Hollywood, in California, hanno approvato leggi, che richiedono ferie retribuite. Alcune aziende del Massachusetts devono, inoltre, consentire ai dipendenti di scegliere di non lavorare la domenica e in alcuni giorni festivi. Anche se le ferie retribuite o i giorni festivi retribuiti non sono richiesti dalla legge applicabile, se un datore di lavoro decide di fornire ai propri dipendenti tali benefici retribuiti, le leggi di alcuni Stati regolano le modalità di gestione di tali benefici da parte del datore di lavoro.

Congedo per malattia e indennità di malattia

Esiste una legislazione, che sancisce il diritto al congedo per malattia o all’indennità di malattia?

Congedo medico

La legge federale e le leggi di alcuni stati prevedono per alcuni dipendenti un congedo medico non retribuito. In particolare, la legge federale Family and Medical Leave Act (FMLA) prevede che i dipendenti idonei possano prendere un congedo fino a 12 settimane durante un periodo di 12 mesi se il dipendente:

1. lavora per un datore di lavoro che ha almeno 50 dipendenti negli Stati Uniti;
2. lavora in una sede, in cui il datore di lavoro impiega almeno 50 dipendenti in un raggio di 75 miglia;
3. è stato impiegato dal datore di lavoro per almeno 12 mesi;
4. ha prestato almeno 1.250 ore di servizio al datore di lavoro negli ultimi 12 mesi;
5. non ha già utilizzato tutte le 12 settimane di congedo FMLA durante il periodo di 12 mesi in questione; e
6. è certificato da un medico come affetto da una grave patologia secondo la definizione della FMLA.

Diversi Stati e località hanno leggi proprie, che sono parallele al FMLA. Alcuni Stati hanno leggi, che garantiscono diritti maggiori rispetto a quelli previsti dal FMLA, come il congedo retribuito.

Congedo retribuito per malattia

Sebbene non esista una legge federale, che stabilisca il diritto di qualsiasi dipendente al congedo retribuito per motivi di salute, nel settembre 2015 il presidente Barack Obama ha emesso un ordine esecutivo, che impone ai contraenti federali di fornire ai dipendenti, che lavorano con contratti governativi, sette o più giorni di congedo retribuito per malattia all’anno.

Negli ultimi anni, si è assistito a un’esplosione di leggi sul congedo retribuito per malattia emanate da Stati e comuni. Ad esempio, nel gennaio 2012, il Connecticut è diventato il primo Stato a richiedere ai datori di lavoro con 50 o più dipendenti di fornire fino a cinque giorni di congedo retribuito per malattia ai propri dipendenti “addetti ai servizi”. Da allora altri Stati hanno seguito l’esempio, approvando leggi, che obbligano i datori di lavoro a fornire un congedo retribuito per malattia. Questi Stati includono Arizona, California, Colorado, Connecticut, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont, Virginia e Washington. Questa tendenza si è diffusa anche tra i comuni, tra cui Chicago, Illinois; il Distretto di Columbia; Jersey City e Trenton, New Jersey; New York City, New York; Filadelfia, Pennsylvania; Portland, Oregon; San Francisco, California e Seattle, Washington. Ad esempio, ai sensi del New York City Earned Sick Time Act, entrato in vigore il 1° aprile 2014, i datori di lavoro con dipendenti “all’interno della città di New York” sono tenuti a fornire ai propri dipendenti un congedo retribuito per malattia. I dipendenti coperti dalla legge devono maturare almeno un’ora di congedo per malattia ogni 30 ore lavorate e hanno diritto a un massimo di 40 o 56 ore (a seconda delle dimensioni del datore di lavoro) di congedo per malattia per anno solare. Sebbene la legge stabilisca che il congedo per malattia maturato ma non utilizzato debba essere riportato di anno in anno, i datori di lavoro possono limitare l’utilizzo da parte dei dipendenti a un massimo di 40 o 56 ore all’anno, a seconda delle dimensioni dell’azienda. La legge prevede che il congedo per malattia retribuito possa essere utilizzato per assenze dovute a:

1. cure mediche del dipendente stesso o di un familiare in relazione a malattie fisiche o mentali, infortuni o condizioni di salute;
2. chiusura del luogo di lavoro del dipendente o della scuola o dell’asilo nido del figlio del dipendente a causa di un’emergenza sanitaria pubblica; e
3. per determinati motivi legati a violenza domestica, reati familiari, reati sessuali, stalking o tratta di esseri umani.

Analogamente, il Distretto di Columbia richiede ai datori di lavoro di fornire un congedo retribuito per malattia. Ai sensi dell’Accrued Sick and Safe Leave Act, la quantità di congedo che i datori di lavoro sono obbligati a fornire varia da tre a sette giorni per anno solare, a seconda delle dimensioni dell’azienda. Il congedo non utilizzato viene riportato di anno in anno, ma un datore di lavoro non è mai obbligato a fornire più congedo del massimo previsto dalla legge. I dipendenti possono utilizzare il congedo retribuito per assenze dovute a:

1. cure mediche personali e assistenza a un familiare in relazione a malattie fisiche o mentali, lesioni o condizioni psichiche; e
2. necessità di ottenere servizi sociali, legali o medici per sé stessi o per familiari vittime di stalking, violenza domestica o abusi sessuali.

Questi usi consentiti si trovano comunemente nelle ordinanze e nelle leggi sul congedo retribuito per malattia emanate da altre giurisdizioni a livello nazionale.

Congedo

In quali circostanze un dipendente può prendere un congedo? Qual è la durata massima di tale congedo e il dipendente riceve la retribuzione durante il congedo?

Diverse leggi federali e statali stabiliscono il diritto dei dipendenti di prendere un congedo in determinate circostanze.

Il FMLA stabilisce il diritto per un dipendente di prendere un congedo medico fino a 12 settimane durante un periodo di 12 mesi se il dipendente non può lavorare a causa di una grave condizione di salute, inclusa una disabilità temporanea causata da gravidanza, parto o una condizione correlata. Altri motivi validi per il congedo ai sensi della FMLA sono:

1. congedo per legame affettivo con il figlio, affinché il dipendente possa instaurare un legame affettivo con un figlio di età inferiore ai 18 anni entro un anno dalla nascita, dall’adozione o dall’affidamento del figlio al dipendente;
2. congedo per assistenza familiare, affinché il dipendente possa assistere un genitore, un coniuge o un figlio che versa in gravi condizioni di salute e che necessita o potrebbe trarre beneficio dall’assistenza del dipendente;
3. congedo per emergenza, per consentire al dipendente di occuparsi di qualsiasi emergenza ammissibile derivante dal servizio militare attivo o dalla chiamata al servizio attivo di un membro della famiglia (ad esempio, coniuge, figlio o genitore);
4. congedo per assistenza militare fino a 26 settimane in un unico periodo di 12 mesi, per consentire al dipendente di prendersi cura di un membro della famiglia (ad esempio, coniuge, figlio, genitore o parente prossimo) che è un militare ferito.

Il datore di lavoro non è tenuto a retribuire i dipendenti durante il congedo FMLA, anche se i dipendenti possono generalmente utilizzare i propri benefici di ferie retribuite accumulate (fornite volontariamente dal datore di lavoro) per continuare a percepire la retribuzione durante tale congedo e, in alcuni casi, i datori di lavoro possono richiedere ai dipendenti di utilizzare i propri benefici di ferie retribuite accumulate durante il congedo FMLA.

Diversi Stati hanno leggi in materia di congedo, che sono parallele al FMLA o che prevedono maggiori tutele in materia di congedo. Ad esempio, il California Family Rights Act prevede un congedo che è in gran parte parallelo al FMLA, ma prevede ulteriori diritti di congedo, tra cui il congedo per assistenza familiare per un fratello, un nonno, un figlio adulto e un nipote del dipendente, il figlio del partner domestico del dipendente o una “persona designata” scelta dal dipendente.

L’ Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) federale stabilisce il diritto dei dipendenti al congedo per servizio militare. L’USERRA stabilisce anche la tutela del reinserimento lavorativo e di altri benefici per i dipendenti, che tornano da periodi cumulativi di congedo militare di cinque anni o meno. L’USERRA non obbliga i datori di lavoro a retribuire i dipendenti durante il congedo militare, ma richiede che ai dipendenti in congedo militare sia consentito di utilizzare i propri benefici di ferie retribuite (forniti volontariamente dal datore di lavoro) e di continuare a partecipare a determinati piani di benefici del datore di lavoro durante il congedo militare.

Diversi Stati hanno promulgato leggi sul congedo militare familiare. Ad esempio, la California richiede ai datori di lavoro con 25 o più dipendenti di fornire fino a 10 giorni di congedo non retribuito ai dipendenti, che sono coniugi di militari in servizio, da prendere quando il coniuge militare è in congedo dal servizio durante un periodo di conflitto militare.

Inoltre, ai sensi dell’Americans with Disabilities Act e delle sue equivalenti leggi statali o locali, o entrambe, un congedo può essere considerato una soluzione ragionevole per i dipendenti qualificati con disabilità coperti dalla legge. La ragionevolezza di tale soluzione, compresa la durata del congedo, è determinata caso per caso.

Inoltre, alcuni Stati hanno leggi, che stabiliscono il diritto dei dipendenti di prendere un congedo non retribuito dal lavoro per determinati motivi, come votare, prestare servizio in una giuria, piangere la perdita di un familiare, riprendersi da una perdita di un bambino, comparire come testimoni in procedimenti legali, prestare servizio come vigili del fuoco volontari, partecipare ad attività scolastiche o di assistenza all’infanzia, o ricorrere a servizi medici e legali come vittime di abusi domestici o crimini violenti.

Benefici obbligatori per i dipendenti

Quali sono i benefici per i dipendenti previsti dalla legge?

I datori di lavoro sono tenuti per legge a fornire ai propri dipendenti un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro, ad eccezione del Texas. In generale, l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro fornisce un’indennità parziale sostitutiva del salario e, se necessario, servizi medici e cure, nonché servizi di riabilitazione professionale a un dipendente, che subisca una malattia o un infortunio sul lavoro.

L’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro è soggetta alla legislazione statale, non federale. La maggior parte degli Stati richiede inoltre ai datori di lavoro di contribuire ai fondi statali di assicurazione contro la disoccupazione e l’invalidità, dai quali i dipendenti possono avere diritto a prestazioni in caso di cessazione del rapporto di lavoro o di invalidità.

La legge federale Affordable Care Act richiede inoltre ad alcuni grandi datori di lavoro di offrire una copertura sanitaria minima essenziale ai propri dipendenti a tempo pieno e ai loro familiari a carico o di effettuare un pagamento al fisco americano.

Informativa al pubblico

I datori di lavoro devono pubblicare informazioni sulla retribuzione o altri dettagli relativi ai dipendenti o alla forza lavoro in generale?

I datori di lavoro, che soddisfano determinati criteri, devono presentare annualmente il modulo EEO-1 al Comitato congiunto di segnalazione EEO-1 della Commissione per le pari opportunità di lavoro. Il modulo EEO-1 richiede ai datori di lavoro di presentare dati sull’occupazione, classificati per razza o etnia, sesso e categoria professionale.

Sono soggetti a obbligo, tra gli altri, tutti i datori di lavoro privati soggetti al Titolo VII del Civil Rights Act con 100 o più dipendenti (esclusi i governi statali e locali, i sistemi scolastici primari e secondari, gli istituti di istruzione superiore, tribù native americane e club privati esenti da imposte diversi dalle organizzazioni sindacali) o i datori di lavoro soggetti al Titolo VII con meno di 100 dipendenti se i datori di lavoro sono di proprietà o affiliati ad un altro datore di lavoro, o se esiste una proprietà, un controllo o una gestione centralizzata in modo tale che il gruppo costituisca legalmente un’unica impresa e l’intera impresa impieghi un totale di 100 o più dipendenti.

Solo le imprese situate nel Distretto di Columbia e nei 50 Stati della Confederazione sono tenuti a presentare il modulo EEO-1. Sia la Commissione per le pari opportunità di lavoro (Equal Employment Opportunity Commission) che l’Ufficio per i programmi di conformità dei contratti federali (Office of Federal Contract Compliance Programs) utilizzano il modulo EEO-1 per raccogliere dati dai datori di lavoro privati e dagli enti governativi sulla composizione di genere e razziale della loro forza lavoro. Le due agenzie utilizzano i dati anche per sostenere l’applicazione dei diritti civili e analizzare i modelli di occupazione, come la rappresentanza delle donne e delle persone di colore all’interno delle aziende, dei settori o delle regioni.

I datori di lavoro californiani con 100 o più dipendenti, o i dipendenti di fornitori di manodopera, devono comunicare i dati retributivi per categoria professionale, sesso, razza ed etnia al Dipartimento per i diritti civili della California entro il 10 maggio 2023 e successivamente ogni anno.

Alcuni Stati e comuni richiedono ai datori di lavoro di divulgare la fascia salariale in qualsiasi annuncio di lavoro. Ad esempio, a partire dal 1° novembre 2022, i datori di lavoro della città di New York devono includere lo stipendio minimo e massimo per una posizione lavorativa in qualsiasi annuncio di lavoro, promozione o opportunità di trasferimento. Il 1° gennaio 2023, gli Stati di California e Washington hanno istituito requisiti simili, mentre il Colorado ha introdotto l’obbligo di indicare la fascia salariale negli annunci di lavoro dal 1° gennaio 2021.

Clausole restrittive post-occupazionali

Validità e applicabilità

In che misura le clausole post-risoluzione relative al divieto di concorrenza, sollecitazione o negoziazione sono valide e applicabili?

La validità e l’applicabilità delle clausole di non concorrenza, non sollecitazione o dei patti di non trattare previste a carico dei dipendenti sono una questione di diritto statale, non federale. Secondo le leggi di alcuni Stati, come in California, le clausole di non concorrenza, non sollecitazione dei clienti o non negoziazione sono nulle in quanto contrarie all’ordine pubblico e sono illegali tranne in circostanze molto limitate, come quando sono eseguite in relazione alla vendita di un’attività commerciale o alla vendita di tutti o sostanzialmente tutti i beni di un’attività commerciale.

Tuttavia, la maggior parte dei 50 Stati riconosce come valido e applica un patto di non concorrenza, non sollecitazione o non negoziazione se il patto è:

1. supportato da un corrispettivo equo ed adeguato;
2. necessario per proteggere un interesse commerciale legittimo del datore di lavoro; e
3. ragionevole in termini di tempo, oggetto e area geografica e coerente con l’interesse commerciale legittimo del datore di lavoro.

Alcuni Stati, come New York, valutano se i servizi dell’ex dipendente siano unici o straordinari. In molti Stati, gli accordi di non sollecitazione dei dipendenti sono validi e applicabili se non sono considerati una restrizione irragionevole alla concorrenza. Alcuni Stati hanno approvato leggi, che limitano gli accordi di non concorrenza a determinate tipologie di dipendenti, come quelli che guadagnano stipendi superiori a una soglia minima.

Pagamenti post-occupazionali

Un datore di lavoro deve continuare a pagare l’ex dipendente mentre questi è soggetto a clausole restrittive post-occupazionali?

Lo Stato di Washington richiede il mantenimento della retribuzione base durante la durata di un patto di non concorrenza se il dipendente è stato licenziato nell’ambito di una cassa integrazione. In caso contrario, in generale, non vi è alcun obbligo per il datore di lavoro di continuare a pagare un ex dipendente mentre questi è soggetto a clausole restrittive post-occupazionali in assenza di un accordo contrattuale tra il datore di lavoro e il dipendente in tal senso. In alcuni Stati, tuttavia, tale pagamento aumenterà la probabilità che un tribunale, chiamato a pronunciarsi sul caso, possa ritenere ragionevole e applicabile la clausola restrittiva.

Stefano Linares                                                                                                                                           

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