Con l’entrata in vigore della legge sui diritti dei lavoratori del 2025, i datori di lavoro britannici sono tenuti a conservare una documentazione adeguata relativa alle ferie annuali e alla relativa retribuzione. L’obbligo è operativo dal 6 aprile 2026.
Un adempimento con rilevanza penale
La mancata conservazione di registri appropriati non costituisce una semplice irregolarità amministrativa: è un comportamento penalmente rilevante, passibile di sanzioni economiche.
Cosa deve essere documentato
La documentazione deve consentire di verificare:
- le ferie annuali spettanti, incluse quelle eccedenti il minimo legale;
- l’eventuale riporto dei giorni non fruiti agli anni successivi;
- gli elementi utilizzati per calcolare la retribuzione durante i periodi di assenza;
- gli importi corrisposti in sostituzione delle ferie, anche quelle accumulate nel tempo.
La normativa non definisce nel dettaglio che cosa si intenda per documentazione “adeguata”, né impone modalità specifiche di gestione. I datori di lavoro possono quindi organizzare e conservare i dati secondo criteri propri, purché idonei a dimostrare la conformità agli obblighi di legge.
Le tre tipologie di congedo nel sistema britannico
Il diritto britannico distingue tra ferie legali e ferie contrattuali, articolandole in tre categorie:
- Congedo di origine europea: garantisce almeno 4 settimane annue di ferie retribuite.
- Congedo nazionale integrativo: aggiunge ulteriori 1,6 settimane al minimo europeo e può includere i giorni festivi nel computo complessivo.
- Congedo contrattuale: eventuali ferie aggiuntive riconosciute dal datore di lavoro oltre a quelle previste dalla legge.
Questa distinzione assume particolare rilevanza pratica: la componente retributiva delle ferie di origine europea tende a essere più ampia, includendo di norma voci quali le commissioni, gli straordinari e i bonus. Anche le condizioni per il riporto dei giorni non goduti differiscono tra le categorie.
Il problema della conformità concreta
In alcuni contratti si è diffusa la prassi di considerare prioritario l’utilizzo delle ferie di origine europea, posticipando quelle nazionali, ma si tratta ancora di un’impostazione minoritaria.
Con il nuovo quadro normativo, non sarà più sufficiente presumere la conformità: occorrerà dimostrarla. Questo potrebbe richiedere registrazioni capaci di distinguere chiaramente tra le diverse tipologie di congedo, indicando per ciascuna sia le modalità di fruizione o riporto, sia il trattamento economico applicato.
Attenzione ai lavoratori con orari non standard
Le criticità sono particolarmente rilevanti per i lavoratori con contratti atipici: occasionali, a zero ore, stagionali o scolastici. In questi casi, il diritto alle ferie si accumula proporzionalmente alle ore effettivamente lavorate.
I datori di lavoro devono prestare particolare attenzione a:
- come vengono determinate le ferie maturate e la relativa retribuzione;
- se tali ferie vengono effettivamente fruite e correttamente registrate.
L’assenza di documentazione adeguata espone a un rischio maggiore di contestazioni, in particolare per presunti mancati pagamenti delle ferie.
La Fair Work Agency: un nuovo sistema di controllo centralizzato
Il 7 aprile 2026 è stata istituita la Fair Work Agency, nuovo ente pubblico incaricato della vigilanza sul rispetto della normativa del lavoro. Sostituisce il precedente sistema frammentato tra più organismi, adottando un modello centralizzato per rafforzare l’efficacia dei controlli.
L’Agenzia dispone di poteri ampi:
- verifica delle modalità di gestione e pagamento delle ferie;
- richiesta di documentazione e prove ai datori di lavoro;
- imposizione del pagamento delle somme dovute in caso di violazioni.
Cosa fare ora
Le linee guida ufficiali sulle modalità corrette di tenuta dei registri non sono ancora disponibili. In questa fase, è opportuno che i datori di lavoro procedano autonomamente a una revisione dei propri sistemi interni, per verificarne l’idoneità a dimostrare il rispetto degli obblighi di legge e ridurre il rischio di contestazioni future.