Le assemblee ibride o completamente online non sono ancora una prassi consolidata nel Regno Unito. Negli ultimi anni, molte aziende che hanno sperimentato modalità ibride durante la pandemia di COVID-19 sono tornate alle assemblee in presenza, spesso a causa della bassa partecipazione degli azionisti alle riunioni virtuali o miste.

La lenta adozione delle assemblee online è dovuta soprattutto a incertezze legali sulla validità delle riunioni virtuali secondo il Companies Act 2006 e alle preoccupazioni degli azionisti su trasparenza e responsabilità. Per chiarire il quadro normativo, il governo britannico intende aggiornare la legge, eliminando l’obbligo implicito di tenere assemblee solo in presenza.

Per organizzare riunioni ibride o online, le aziende devono prima verificare che i propri statuti non impongano la partecipazione fisica o limitino quella a distanza. Molte società hanno già aggiornato i propri statuti per consentire assemblee ibride e definirne le regole procedurali.

Se lo statuto non consente la partecipazione online o vi sono dubbi sulla sua applicabilità, è necessario ottenere l’approvazione degli azionisti per apportare le modifiche richieste.

Le aziende possono introdurre tramite emendamenti un’autorizzazione temporanea a investire nelle tecnologie necessarie per garantire assemblee virtuali di qualità. In seguito, questa autorizzazione può diventare permanente, consentendo agli azionisti di verificare che le riunioni online mantengano trasparenza, partecipazione attiva e responsabilità.

Per garantire la validità della partecipazione online, gli azionisti devono poter intervenire come se fossero presenti fisicamente: ascoltare i relatori, esprimere opinioni e votare. Questo richiede strumenti tecnologici affidabili e adeguati.

Nelle assemblee ibride, il Presidente deve coordinare sia i partecipanti in presenza sia quelli online, prevedendo se necessario risorse aggiuntive rispetto a un incontro tradizionale.

Si consiglia di effettuare prove tecniche approfondite per verificare il corretto funzionamento della piattaforma, assicurarsi che il consiglio di amministrazione sia pronto a condurre l’assemblea e predisporre soluzioni alternative in caso di problemi tecnici.