Dal 18 novembre 2025, amministratori, segretari aziendali, persone con controllo significativo e fornitori di servizi aziendali autorizzati dovranno confermare la propria identità presso la Companies House. Questa misura mira a prevenire le frodi e a garantire che le informazioni nel registro ufficiale siano trasparenti, affidabili e accurate.
Devono completare la verifica dell’identità gli amministratori delle società registrate presso la Companies House e chi ricopre ruoli equivalenti, come soci, soci accomandatari e dirigenti con funzioni analoghe. L’obbligo si estende anche ai direttori di società estere registrate nel Regno Unito, alle persone con controllo significativo (PSC), cioè chi detiene o esercita un’influenza rilevante sulla società, ad esempio possedendo oltre il 25% delle azioni o dei diritti di voto, e ai fornitori di servizi aziendali autorizzati (ASCP), come commercialisti o avvocati. Sono inclusi anche coloro che presentano domanda per una società, come i segretari aziendali.
Completando la verifica, la Companies House potrà ottenere un documento che conferma l’identità di persone che finora figuravano solo come nomi nel registro pubblico, contribuendo così a prevenire frodi e altre pratiche illegali nella costituzione delle società.
La verifica dell’identità si effettua accedendo a un account GOV.UK esistente o creandone uno gratuitamente. Durante la procedura online vengono poste domande per determinare il metodo più adatto. La verifica può avvenire tramite un’app con un documento d’identità biometrico, come un passaporto valido, rispondendo a domande di sicurezza online, oppure inserendo i dati di un documento d’identità con foto e completando la conferma presso un ufficio postale autorizzato.
In alternativa, la verifica può essere completata tramite un fornitore di servizi aziendali autorizzato (ASCP), ovvero un professionista registrato presso la Companies House, come un commercialista o un avvocato.
Al termine della verifica viene assegnato un codice personale di Companies House, un identificativo univoco per ogni individuo. Questo codice è necessario per presentare dichiarazioni di conferma, essere nominati amministratori o registrarsi come persone con controllo significativo (PSC).
Chi ricopre il ruolo di direttore o PSC deve utilizzare il codice personale per collegare la propria identità ai registri della Companies House e associarla all’azienda di riferimento.
Per completare questa procedura di verifica servono il personal code, i dati di accesso al proprio account Companies House e il numero di registrazione dell’azienda. Se si è PSC di più aziende, il procedimento va ripetuto per ciascuna di esse.
Gli amministratori devono integrare la verifica dell’identità nella prossima dichiarazione di conferma della società. Sarà richiesto il codice personale di tutti gli amministratori registrati e la dichiarazione non potrà essere completata senza di essi.
Se si ricoprono i ruoli di PSC e di amministratore nella stessa società, il codice personale deve essere utilizzato due volte: una come PSC tramite il servizio dedicato su GOV.UK è al momento della dichiarazione di conferma come amministratore.
I soggetti registrati come persone con controllo significativo (PSC) devono fornire il codice personale entro 14 giorni, come previsto dalla Companies House. La scadenza può essere verificata nel Registro delle Imprese e dipende dal ruolo ricoperto e dalla data di registrazione, se anteriore o successiva al 18 novembre 2025.
Per i PSC che non sono amministratori, il periodo di 14 giorni coincide con i primi 14 giorni del mese di nascita. Se la nomina a PSC avviene dopo il 18 novembre 2025, il termine decorre dall’iscrizione al Registro delle Imprese, effettuata contestualmente alla nomina o entro 14 giorni successivi. In caso di mancato rispetto della scadenza, la Companies House invia un promemoria.
Gli amministratori devono fornire il codice personale al momento della presentazione della dichiarazione di conferma successiva della società. La dichiarazione non può essere completata finché tutti i codici personali degli amministratori non sono stati registrati.
Per la costituzione di una nuova società, l’identità di tutti gli amministratori previsti deve essere verificata prima della registrazione.
Chi ricopre il ruolo di amministratore o PSC in più società deve effettuare la verifica dell’identità una sola volta, ottenendo un codice personale unico e permanente.
Tuttavia, il codice personale deve essere collegato separatamente a ciascuna azienda in cui si ricopre il ruolo di PSC o di amministratore. È fondamentale controllare le scadenze, poiché i termini possono variare in base al ruolo.
Se l’identità non viene verificata e non viene effettuato il collegamento al Registro delle Imprese, la Companies House inserirà una segnalazione a nome della persona nel Registro Pubblico delle Imprese. In tal caso, non sarà possibile essere nominati amministratori di società esistenti, registrare nuove società o iscriversi come fornitore di servizi aziendali autorizzato. I requisiti di verifica sono stati comunicati e ha avvertito che verranno adottate misure nei confronti di chi non li rispetta. È quindi essenziale completare la procedura di verifica dell’identità e collegarsi ai registri entro le scadenze previste, a seconda che si ricoprano i ruoli di PSC, di amministratore o di entrambi.
In futuro, il programma di verifica dell’identità sarà esteso a chiunque presenti domanda presso la Companies House, alle società in accomandita semplice, ai direttori di altre società, ai membri di LLP e ai funzionari PSC aziendali.