Il contratto di locazione commerciale (commercial lease agreement, o commercial tenancy agreement o business lease agreement) è un accordo giuridicamente vincolante (legally binding) stipulato tra due parti, il locatore (landlord o lessor) e il conduttore (tenant o lessee), in forza del quale il primo conferisce al conduttore il diritto di utilizzare un spazio immobiliare per lo svolgimento di una attività commerciale, per un determinato periodo di tempo, dietro il pagamento di un canone di locazione.
Nella prassi, le parti definiscono i termini e le condizioni generali di un commercial lease agreement già nella fase delle trattative, redigendo un head of terms (lettera di intenti), che è espressione della volontà delle parti di redigere un successivo contratto di locazione commerciale. Di regola, un head of terms è “subject to contract”, ciò significa che questo documento non è giuridicamente vincolante e quindi non obbliga le parti a concludere un successivo contratto né a concluderlo alle condizioni in esso previste, ma rappresenta una dichiarazione di intenti per entrambe le parti. Sebbene l’head of terms non sia legally binding, e dunque non produce effetti giuridici tra le parti, è comunque consigliabile negoziare, già durante le trattative, le varie clausole di un head of term, perché una volta che la lettera di intenti è sottoscritta sarà più complicato rivedere e modificare i punti principali.
Quanto al contenuto, di seguito sono analizzate alcune clausole di un head of terms e di un successivo commercial lease agreement.
Canone di locazione (rent) e revisione (commercial rent review)
In un contratto di locazione commerciale, e nella lettera di intenti se predisposta, oltre alla individuazione delle parti (persone fisiche o giuridiche) va indentificata la proprietà, indicando l’indirizzo e, se possibile, il lease plan e il land registry title number e va stabilito l’importo del canone da corrispondere. Con riferimento a quest’ultimo punto, è importante specificare ogni quanto tempo e secondo quali modalità il canone di affitto sarà oggetto di revisione durante il periodo di locazione. Di regola, infatti, la maggior parte dei commercial lease agreement di durata superiore a 5 anni prevedono delle clausole sulla commercial rent review con cui si definisce il metodo di revisione e di adeguamento del valore locativo di un immobile. Tra i metodi più comuni di revisione del rent vi è quello basato sull’open market: il canone viene rivisto considerando il valore attuale dell’immobile al momento della revisione. Invece, se il metodo prescelto è l’ index linked il canone sarà rivisto in base a un indice specifico, di regola il riferimento è al Retail Price Index (RPI) (indice dei prezzi al dettaglio). Infine, meno frequente è il turn over rent, e cioè la revisione del canone basata, in tutto o in parte, sul turn over del conduttore. Nella prassi, i locatari sono soliti indicare un aumento massimo (cap) e/o un aumento minimo (collar) in fase di revisione del canone, sebbene occorra evidenziare che la previsione di un collar potrebbe anche essere dannosa per il conduttore nel caso di un crollo dei prezzi sul mercato.
Recesso anticipato dal contratto (break clause)
Un contratto di locazione commerciale dovrebbe includere espressamente la durata della locazione e potrebbe anche prevedere una clausola per il recesso anticipato (break option). La break clause consente a una o a entrambe le parti di risolvere anticipatamente un contratto di locazione e può essere esercitata in una o più date specifiche o in qualsiasi momento durante la validità del contratto. Una simile clausola non è presente in tutti i contratti di locazione, ma è oggetto di negoziazione tra le parti, di regola durante la fase delle trattative. Ove prevista, è fondamentale che la break clause indichi chiaramente chi può esercitarla, quando e secondo quali modalità e se il diritto di recesso è soggetto a condizioni. Il locatario deve inoltre considerare l’effetto di una clausola di rescissione su qualsiasi imposta di registro (stamp duty land tax – SDLT) o imposta sulle transazioni immobiliari (land transaction tax – LTT) pagata all’inizio del contratto di locazione. Sia la SDLT che la LTT vengono infatti pagate sulla base dell’intera durata del contratto di locazione e non è previsto alcun rimborso automatico in caso di risoluzione anticipata del contratto.
Riparazione (Repair)
Nel contratto di locazione commerciale occorre stabilire chi sarà responsabile delle riparazioni e della manutenzione dell’immobile. È molto comune la previsione di un full repairing and insuring lease con cui il conduttore si assume l’obbligo di mantenere in buone condizioni la proprietà, sostenendo tutti i costi di riparazione e assicurazione. Erroneamente si potrebbe pensare che, al termine del contratto di locazione, in capo al conduttore gravi soltanto l’obbligo di restituire l’immobile nelle stesse condizioni in cui si trova all’inizio del commercial lease agreement. Al contrario, con la previsione della clausola full repairing and insuring lease, il conduttore si assume la totale responsabilità delle riparazioni anche quando l’immobile si trovava in cattivo stato già all’inizio del contratto. Per questo motivo è fortemente consigliato che il conduttore, nella fase delle trattative, si avvalga di una perizia di un tecnico (surveyor) che accerti le condizioni attuali dell’immobile, redigendo una schedule of conditions, da allegare al contratto di locazione. Tale perizia, in particolare nel caso in cui la proprietà si trovi già in cattivo stato, può essere uno strumento di contrattazione per il conduttore che potrà, negoziando con il locatore, limitare i suoi futuri obblighi di riparazione.
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