La pandemia da Covid-19 ha innescato una accelerazione nell’adozione della tecnologia, in particolare con riferimento alla digitalizzazione della corporate governance e all’organizzazione di eventi. Negli ultimi due anni infatti hanno riscosso particolare successo gli eventi ibridi, organizzati sia in presenza che online. Questa nuova tendenza ha riguardato anche le assemblee generali. Sia l’assemblea generale ibrida che quella da remoto si svolgono su una piattaforma online che consente ai soci di parteciparvi ovunque essi si trovino. Un’assemblea generale ibrida è organizzata in una sede fisica che è al tempo stesso anche connessa a una sede virtuale, combinando così sia i vantaggi delle assemblee che si svolgono di persona che di quelle da remoto. Dunque, sia le assemblee ibride che virtuali si sono rivelate idonee a soddisfare la richiesta di maggiore flessibilità. Se e’ vero che entrambi i formati offrono la possibilità di un’affluenza maggiore, con conseguente aumento della partecipazione e del coinvolgimento, le riunioni ibride sono cresciute di popolarità tra le PMI e le multinazionali, grazie alla loro inclusività e accessibilità a un numero maggiore di persone.

Ecco alcuni dei principali vantaggi delle AGM ibride:

• Riduzione dei costi: dato che un numero rilevante di partecipanti parteciperà all’AGM in modo virtuale, si ridurranno i costi di catering, stampa del materiale e altro ancora.
• Maggiore accessibilità: i limiti geografici non saranno più un ostacolo per la partecipazione a un’assemblea generale ibrida.
• Maggiore trasparenza: la soluzione ibrida consente di avere una traccia completa della riunione, migliorando così l’accuratezza delle elezioni e delle votazioni, e la fiducia degli azionisti.

Come pianificare un’AGM virtuale/ibrida:

Ecco una lista essenziale per pianificare al meglio una assemblea generale virtuale o ibrida:

1. Scegliere una piattaforma online affidabile: e’ importante che la soluzione scelta offra una gamma completa di funzionalità, per rendere le riunioni ibride più facili da gestire e da svolgere, garantendo la sicurezza di tutti i dati personali utilizzati e memorizzati per gli eventi.
2. Eseguire un test per verificare eventuali problemi tecnici: verificare in anticipo se ci sono problemi tecnici legati all’audio o al video.
3. Rendere partecipi tutti coloro che sono collegati: i partecipanti devono poter esercitare il diritto di porre domande o fare commenti. Pertanto, è necessario fornire loro la possibilità di esercitare il diritto di voto sia oralmente che per iscritto. La chiave per gestire un’assemblea generale ibrida efficace è utilizzare una piattaforma che non interrompa l’esperienza in sala e favorisca il coinvolgimento dei partecipanti virtuali.
4. Assicurare l’esercizio del diritto di voto: permettere agli azionisti di votare sia in sala che virtualmente è di fondamentale importanza. I metodi di voto elettronico sono apprezzati dalle societa’, perché facilitano il procedimento e richiedono pochi e semplici passaggi.